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5. Textdateien (csv, txt mit Feldzuordnungen)


Diese Importmöglichkeit ist die gebräuchlichste Art des Imports. Mit dieser Importart können Sie beliebige Textdateien importieren. Allerdings nur Kontakte. Keine anderen Daten.

Das Trennzeichen wird automatisch ermittelt. Sind Trennzeichen in einem Feldinhalt enthalten, muss das Feld in Anführungszeichen angegeben werden. Das sollte grundsätzlich für alle Felder gelten.

Vor dem Importieren können Sie optional einige Angaben machen:

1. Name der zu importierenden Datei

2. Datenherkunft und Kategorie
Sie können an dieser Stelle eine Kategorie für einen Kontakt angeben. Damit können Sie schon beim Import die Kontakte in Kategorien einteilen. Die Datenherkunft ist ein Textfeld und wird in den Kontakt übernommen. Damit kann später nachvollzogen werden, woher dieser Kontakt stammt.

3. Kontakt-ID
Mit der Kontakt-ID können Sie jedem Kontakt ein eindeutiges Merkmal geben. Evtl. ist ja noch keine Kundennummer vorhanden. Die Kontakt-ID ist sozusagen der Ersatz für eine Kundennummer, falls sie nicht bei jedem Kontakt vorhanden ist.

4. Kontaktdaten in Firma und Ansprechpartner trennen
Wenn Sie Ihre Kontakte in Firmen und Ansprechpartner verwalten, aktivieren Sie diese Einstellung. Zu jedem Kontakt wird dann eine automatische Zuordnung zur Firma vorgenommen. Als Identifikation gilt hier der Firmenname, die Plz und die Straße.


Nach dem Start des Importvorgangs erscheint ein Fenster in dem Sie die Feldzuordnungen vornehmen können. Beachten sie hierzu auch die Hinweise weiter unten.



Hinweise:

Kontaktfelder wie z.B. Telefon, Email, Fax etc .
Für diese Kontaktfelder gibt es nur ein einziges Importfeld. Das Kontaktfeld . Weisen Sie alle solche Felder dem Feld Kontaktfeld zu. Der Grund liegt darin, dass das Kontaktfeld eine Liste von Feldinhalten ist und beliebig einstellbar ist.

Sie können somit also nicht nur die vorgegebenen Felder importieren, sondern auch zusätzliche Felder wie z.B. Telefon2 oder Email2. Die Feldnamen werden dann genau so übernommen, wie sie in der Importdatei stehen.

Zusatzfelder
Das gleiche gilt auch für Zusatzfelder. Zusatzfelder sind benutzerdefinierbare Felder. Solche Felder sind für Inhalte gedacht, für die es noch kein Feld im Octagon gibt. Weisen Sie solche Felder alle dem Feld Zusatzfeld zu. Das Feld erhält dann in der Datenbank den gleichen Namen, wie in der Importdatei.






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