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Dokumente




Mit der Dokumentenverwaltung können Sie nicht nur Briefe an Kunden schreiben, sondern auch Dokumente aus nahezu allen anderen Windows-Anwendungen erstellen und in Ihrer Datenbank speichern bzw. verwalten.

Sie schreiben Ihre Briefe also nicht direkt in der Dokumentenverwaltung, sondern lassen sie nur anhand von Dokumentenvorlagen in ihr erstellen und bearbeiten Sie dann aber in Ihrem gewohnten Programm wie z.B. Microsoft Word. So können Sie Dokumente aus vielen Windows Programmen wie z.B. Microsoft Powerpoint und Excel, Open Office, Libre Office, Corel-Draw, Mindmapper u.v.m. erstellen und in Ihrem Netzwerk ablegen.

Es spielt also keine Rolle, ob es eine Textverarbeitung, Tabellenverwaltung oder eine Bildbearbeitung ist.

Außerdem können Sie vorhandene Dokumente oder ganze Verzeichnisstrukturen direkt in Ihr Netzwerk übernehmen.


Welche Anwendungen werden unterstützt?


Es werden nahezu alle Windows-Anwendungen unterstützt mit denen Dokumente bzw. Dateien erstellt werden. Also z.B. Microsoft Word, Corel-Draw, Libre Office etc.

Entscheidend ist, dass die Anwendung mit der Dateiendung des Dokuments verknüpft ist. Falls Sie mit dieser Bedingung nichts anfangen können, gehen Sie einfach davon aus, dass es geht. Sie können das auch leicht testen, indem Sie einfach im Datei-Explorer einen Doppelklick auf ein solches Dokument machen. Die für diese Datei vorgesehene Anwendung sollte dann aufgehen und das Dokument geladen werden. Uns ist allerdings keine Anwendung bekannt, die das nicht kann. Diese Information wäre nur dann für Sie wichtig, wenn Sie eigene individuelle Anwendungen von Ihnen selbst mit Octagon nutzen wollten und wissen möchten, welche Vorraussetzungen erfüllt sein müssen.

Des Weiteren darf es nur eine einzige Datei sein, aus der sich das Dokument zusammensetzt. Angenommen Sie wollten ein Excel-Dokument als Vorlage in der Datenbank verwenden, so wäre das kein Problem. Sind es aber z.B. 2 Excel-Dokumente, die miteinander verknüpft sind und zusammen gehören, so wäre das dann nicht mehr möglich.

Beim Erstellen eines Briefes können Sie Felder für Name, Anrede, Adresse etc. im Dokument automatisch einsetzen lassen. Dies geschieht über Platzhalter. Mehr dazu im folgenden Kapitel.






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