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Einstellungen


Jedes neue Dokument erhält als erstes eine ID. Diese ID kann z.B. über einen Platzhalter als Kennzeichen in das Dokument übernommen werden.

Zunächst sollten Sie einstellen, wie diese Dokumentennummern vergeben werden sollen. Klicken Sie im geöffneten Netzwerk auf Einstellungen / Dokumente .

Folgendes Fenster erscheint:




Geben Sie hier ein, wie sich die Dokumentennummer (ID) zusammensetzen soll. Z.B. Doc[NUMBER] . In diesem Fall lautet die erzeugte ID für das nächste neue Dokument Doc0312 . Sie können einen beliebigen Text und zusätzlich die angegebenen Platzhalter in beliebiger Form angeben. Die blaue Schrift nächste lauf. Nummer gibt an, wie die fertige ID aussieht.


Erstellen einer Dokumentenvorlage


Octagon kann Dokumente nur aus vorhandenen Dokumentvorlagen erstellen. Wenn Sie also z.B. einen Brief schreiben möchten, so muss im Vorlagenverzeichnis bereits eine Datei als Brief vorhanden sein. Dieser Brief kann leer sein, oder bereits einen vorgegebenen Text und Formatierungen enthalten. Diese Datei wird dann auf einen neuen Dateinamen kopiert und als neues Dokument in Ihrem Netzwerk abgelegt.
Haben Sie noch keine Vorlage im Vorlagenverzeichnis, so können Sie mit dem gewünschten Programm einfach eine leere Datei in diesem Verzeichnis speichern und diese als Vorlage verwenden.

Selbstverständlich können Sie für verschiedene Briefe auch unterschiedliche Vorlagen erstellen.

Beispiel: Sie möchten einen Brief mit Microsoft Word schreiben

Rufen Sie Microsoft Word auf und erstellen einen neuen Brief. Dieser Brief kann bereits Texte, Bilder, Firmenlogo und Formatierungen etc. enthalten. Er kann aber auch vollkommen leer sein.

Speichern Sie nun diesen Brief im Vorlagenverzeichnis ab. Das Vorlagenverzeichnis ist irgendein Verzeichnis auf Ihrer Festplatte in das sie Ihre Vorlagen speichern. Nach der Installation befindet sich bereits im Verzeichnis Templates unterhalb des Programmordners von Octagon ein Verzeichnis mit Vorlagen. Sie können auch in ein beliebiges anderes Verzeichnis wechseln und von dort Vorlagen verwenden. Octagon merkt sich das zuletzt verwendete Verzeichnis und ruft es beim nächsten Dokument automatisch wieder auf.

Sie können auf diese Weise beliebige Vorlagen für beliebige Anwendungen erstellen.






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