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Erstellen eines Briefes



Hat man erst seine Vorlagendateien erstellt, ist das schreiben eines Briefes in wenigen Schritten erledigt.

Brief an einen Kontakt schreiben


Wenn Sie einen Brief direkt an einen Kontakt schreiben möchten, wählen Sie zunächst im Octagon den gewünschten Kontakt aus. Entweder über die Suche oder in der Kontaktverwaltung oder im Desktopfenster. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kontakt oder öffnen Sie ihn per Doppelklick. Klicken Sie anschließend auf Dokument bzw. Dokument erstellen .

Direkt ein neues Dokument erstellen


Öffnen Sie die Dokumentenverwaltung und klicken Sie links oben im Menü auf Neues Element.

Im folgenden Fenster wählen Sie nun aus, für welche Anwendung Sie ein neues Dokument erstellen möchten. Sie sehen im oberen Teil des Fensters bereits eine ganze Reihe an Anwendungen die von Octagon unterstützt werden.





Auswahlliste der Anwendungen einschränken


Sicher wird Ihnen die Liste zu umfangreich vorkommen und Sie werden viele Anwendungen finden, für die Sie niemals ein Dokument erstellen werden. Um diese Liste zu verkürzen, klicken Sie einfach über der Liste auf Anwendungsliste bearbeiten und aktivieren nur noch diese Anwendungen die Sie auf Ihrem Computersystem regelmäßig verwenden.

Im unteren Teil sehen Sie eine Liste der zuletzt verwendeten Dokumentvorlagen. Ein direkter Klick wählt dieses Dokument aus. Anfangs ist die Liste leer.

Nachdem Sie nun z.B. Microsoft Word ausgewählt haben, klicken Sie auf Ok.

Anschließend erscheint der Dateiauswahldialog in dem Sie nun Ihre Vorlagendatei auswählen können. Sie können in diesem Dialog auch in andere Verzeichnisse wechseln und dort Dateien auswählen. Beim nächsten Dokument wird das zuvor ausgewählte Verzeichnis wieder automatisch geöffnet.

Nachdem Sie die gewünschte Dokumentenvorlage ausgewählt haben, können Sie zu dem Dokument noch einige weitere Angaben wie Bezeichnung, Text oder Projekt machen.




Unter 1 finden Sie den vollständigen Namen der zuvor ausgewählten Dokumentenvorlage.

Punkt 2 enthält Kerndaten zum Dokument. Die Bezeichnung und der Text kann auch als Platzhalter ins Dokument übernommen werden. Die Kategorie ist für die Eingliederung der Dokumente in Kategorien.

Punkt 3 enthält die Elemente, denen das Dokument zugeordnet werden kann. Kontakt und Projekt. Außerdem können Sie hier noch einstellen, ob die Platzhalter im Dokument ersetzt werden sollen oder nicht.

Klicken Sie links oben auf Erstellen um das Dokument jetzt zu erstellen.






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