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Grundlagen




Begriffe



Datenbank bzw. Netzwerk
Octagon Contact für Networks ist auf Kontakt-Netzwerke ausgelegt. Daher werden Datenbanken grundsätzlich als Netzwerk bezeichnet. Mit Netzwerk ist also nicht die technische Vernetzung gemeint, sondern das Vernetzen von Kontakten. Wenn Sie z.B. als Freiberufler alle Ihre Kontakte in einer Datenbank speichern, ist das Ihr eigenes Netzwerk. Also ein Netzwerk von Kontakten. Selbstverständlich können Sie auch mehrere Netzwerke (z.B. privat und gewerblich) erstellen und gleichzeitig öffnen.


Elemente
Oft ist von Elementen die Rede. Damit sind alle Objekte gemeint, die Sie in Ihr Netzwerk eingeben, also z.B. Kontakte, Termine, Notizen etc. Das alles sind im Netzwerk Elemente.


Wie starte ich Octagon Contact auf einem USB-Stick?



In dem Zielverzeichnis auf dem USB-Stick befindet sich nun eine Datei namens OctagonStart.exe. Starten Sie diese Datei per Doppelklick.

Nach dem Programmstart erscheint das Octagon-Desktopfenster. Von hier aus gelangen Sie in die verschiedenen Bereiche der Software und können viele Zusatzfunktionen aufrufen. Außerdem erhalten Sie hier eine Übersicht über die geöffneten Netzwerke und offene Aktivitäten, wie z.B. Termine, unbeantwortete Nachrichten etc.






Wo wird die Datenbank gespeichert?



Wird Octagon auf einem USB-Stick gestartet, so wird im gleichen Ordner ein Ordner namens Dokumente und Einstellungen erstellt. In diesem Ordner finden Sie nun die gleiche Dateistruktur, wie bei einer Installation auf einem Computer.

Sie haben somit Ihr Programm und die Daten auf einem USB-Stick griffbereit.

Selbstverständlich können Sie aus dem Octagon heraus nicht nur Netzwerke des USB-Sticks öffnen, sondern auch Netzwerke auf einem lokalen Computer oder z.B. von einem anderen verbundenen Server o.ä.


Auswahlfelder



Die Auswahlbox, auch Klappbox genannt, hilft Ihnen bei der Auswahl des Feldinhaltes. Sie funktioniert grundsätzlich genau so, wie Sie sie schon aus anderen Eingabedialogen kennen. Sie können ein Wert eingeben oder rechts auf den Pfeil klicken und eine Auswahl öffnen.

Die Auswahlbox im Octagon hat aber noch weitere Funktionen. In den meisten Fällen können in diesen Auswahlboxen auch die auszuwählenden Inhalte verändern, also die Auswahlliste erweitern (folgender Abschnitt).



Ergänzen der Auswahlliste um weitere Einträge


Nachdem Sie eine Auswahlbox mit dem Pfeil geöffnet haben, können Sie rechts unten auf Liste bearbeiten klicken. Über der Liste erscheinen Symbole, mit denen jetzt die Liste um weitere Einträge ergänzt werden kann. Außerdem erscheint die Liste jetzt dauerhaft. Mit dem Kreuz rechts oben in der Ecke können Sie die Liste wieder schließen. Außerdem ist jetzt der Doppelklick nicht mehr die Auswahlfunktion sondern die Bearbeitungsfunktion für den ausgewählten Listeneintrag.

Möchten Sie nun einen Eintrag auswählen, klicken Sie rechts oben auf Übernehmen .


Mehrfachauswahl


Es gibt Auswahlfelder die eine Mehrfachauswahl erlauben. Diese erkennen Sie links unten an dem auswählbaren Text Mehrfachauswahl aktivieren . Wenn Sie darauf klicken erscheinen vor den Listeneinträgen Schaltflächen um den Eintrag zu markieren. Klicken Sie nun alle Schaltflächen der gewünschten Einträge an und klicken Sie dann auf Übernehmen .


Benutzerdefinierte Eingabefelder



Oft reichen die vorgegebenen Felder nicht aus oder sind nicht so, wie man sie braucht. Deshalb können einige Elemente mit benutzerdefinierbaren Eingabefeldern ergänzt werden. Z.B. bei den Kontakten kann man sich bis zu 10 weitere Eingabeseiten mit eigenen Eingabefeldern definieren.

In diesem Beispiel sehen Sie eine selbstdefinierte Seite Beispielfelder mit weiteren Eingabefeldern. Rechts davon sind weitere Seiten angelegt.

Klicken Sie links unten auf Formularfelder bearbeiten um in den Formulareditor zu gelangen. Dort können Sie Größe, Position und Art der Felder einstellen und sich somit Ihr eigenes Eingabeformular anlegen. Mehr zum Formulareditor im Kapitel 2.


Wenn Sie im Formulareditor ein Feld definiert haben und dazu Eingaben gemacht wurden, bleiben diese Eingaben auch dann im Element gespeichert, wenn Sie das Feld wieder entfernen. Dadurch wird verhindert, dass man versehentlich ein Feld löscht und dann in allen Kontakten die Inhalte verloren gehen. Wenn das Feld später mit dem gleichen Namen wieder angelegt wird, sind alle Inhalte wieder zu sehen.

Ob es solche verweisten Felder gibt, können Sie ganz einfach prüfen, wenn Sie auf Fehlende Felder im Formular klicken. Dann werden Ihnen die Felder angezeigt, zu denen es Inhalte gibt, aber keine Eingabefelder definiert sind.


Der Formulareditor



Mit dem Formulareditor können Sie sich eigene Eingabeformulare definieren. In den Elementen, die benutzerdefinierbare Felder unterstützen, wie z.B. die Kontakte, können Sie bis zu 10 Einzelseiten mit Zusatzfeldern erstellen.

In den Formulareditor gelangen Sie direkt aus dem Kontakt heraus, oder eben aus dem Element heraus, in dem Sie die Felder definieren möchten. Felder die in einem Kontakt definiert wurden, gelten selbstverständlich für alle Kontakte.

Um z.B. den Formulareditor für die Kontakte zu öffnen, rufen Sie einen Kontakt auf oder erstellen eine neuen und klicken auf die Seite Zusatzfelder . Jetzt befinden Sie sich bereits auf der ersten Seite mit Zusatzfeldern. Diese erste Seite wird immer angezeigt, auch wenn Sie zunächst leer ist. Klicken Sie nun auf Formularfelder bearbeiten um in den Editor zu gelangen.

In unserem Beispiel sind bereits einige Felder definiert. Auch die Überschrift der Seite lässt sich anpassen. In unserem Beispiel heißt sie Beispielfelder .

Rechts neben dem Eingabefeld für den Seitentitel können Sie mit Eingabeformular sichtbar auswählen, ob die Seite später im Kontakt angezeigt werden soll oder nicht.



Felder platzieren


Um nun neue Felder unten in die große weiße Fläche zu platzieren, klicken Sie oben im Menü z.B. auf Eingabefeld. Anschließend klicken Sie an die Stelle im unteren Bereich, an der die linke obere Ecke des Eingabefeldes platziert werden soll. Links davon wird automatisch das Bezeichnungsfeld platziert.

Überschriften sind reine Texte, die platziert werden können. Z.B. für eine Überschrift oder ein Hinweistext etc.

Memofelder sind Textfelder, die auch in Ihrer Höhe verändert werden und merzeilige Texte enthalten können.

Die Eingabefelder können Sie mit der Maus per Drag&Drop verschieben bzw. in der Größe verändern. Bewegen Sie dabei mit der Maus immer das Eingabefeld. Das links davon stehende Bezeichnungsfeld wird automatisch angepasst und hat immer den gleichen Abstand zum Eingabefeld.

Wenn Sie ein Feld neu platzieren oder auf ein vorhandenes Feld Doppelklicken, erscheint der Eigenschaftendialog des Eingabefeldes.




Feldname


Vergeben Sie hier den Namen des Feldes. Dieser kann später nicht mehr verändert werden. Unter diesem Namen werden die Daten gespeichert. Wenn Sie später mal versehentlich dieses Feld löschen und dann wieder mit dem gleichen Namen anlegen sind die gespeicherten Daten wieder in diesem Feld sichtbar. Wenn Sie das Feld z.B. als Textfeld angelegt haben und später gegen ein Auswahlfeld ersetzen möchten, müssen Sie nur beachten, dass das neue Feld wieder den gleichen Feldnamen hat, damit die Zuordnung wieder stimmt.

Bezeichnung


Die Bezeichnung ist das Textfeld das links von Eingabefeld angezeigt wird. Dieser Inhalt sollte nicht zu lang sein, da der Abstand zum Eingabefeld nicht verändert werden kann. Der Inhalt kann frei gewählt und jederzeit geändert werden.

Feldtyp


Legen Sie hier den Typ des Feldes fest. Das kann z.B. ein Zahlenfeld, eine Mailadresse oder auch ein Auswahlfeld sein. Wenn Sie dann ein Inhalt in dieses Feld schreiben wird er solange rot angezeigt, bis der Inhalt dem Feldtyp entspricht.

Ausrichten


Ist das Feld ein Textfeld, kann die Ausrichtung des Inhaltes eingestellt werden. Linksbündig, rechtsbündig oder zentriert.

Auswahlfeld


Bei einem Auswahlfeld können Sie Vorgabewerte eingeben die der Nutzer in Form einer Klappbox auswählen kann. Zusätzlich kann noch festgelegt werden, ob der Benutzer nur einen der vorgegebenen Werte oder auch einen manuellen Text eingeben kann.


Überschriften


Wenn Sie eine Überschrift platzieren können Sie den Schriftstil (Größe, Farbe und Font) anpassen.




Feld für Zuordnung



Elemente wie z.B. Termine oder Dokumente können einem Kontakt zugeordnet werden. Dies geschieht durch das Feld Zugeordnet . Klicken Sie rechts auf die Lupe um eine entsprechende Auswahl zu treffen.

Auf der linken Seite können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen, welche Elemente Sie suchen möchten. Klicken Sie anschließend links unten auf Suche starten.

Auf der rechten Seite werden Ihnen nun alle gefunden Elemente angezeigt. Wählen Sie das gewünschte Element aus, um es in das Zugeordnet Feld zu übernehmen.


Alternativ können Sie aber auch direkt in das Feld Zugeordnet einen Suchbegriff eingeben ohne rechts auf die Lupe zu klicken. Wird dieser Begriff nur einmal gefunden, so wird dieses Element direkt übernommen. Z.B. wenn Sie den Namen Wotzinowsky eingeben. Dieser dürfte recht selten sein. Bei Namen wie z.B. Müller , dürfte es oft mehrere geben. In diesem Fall erhalten Sie eine Ergebnisliste angezeigt aus der Sie den gewünschten Müller auswählen können.






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