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Serienbrief erstellen



Die Serienbrieffunktion und auch viele andere Funktionen die sich auf die Kontakte beziehen, werden aus der Kontaktverwaltung aufgerufen. Sie gelangen in die Kontaktverwaltung, wenn Sie im Desktopfenster links im ausgewählten Netzwerk auf das Symbol Kontakte klicken.

Octagon Contact ist keine Textverarbeitung und erstellt daher nicht den vollständigen Serienbrief, sondern nur die Datei mit den Kontakten. Diese Datei muss dann mit der Textverarbeitung mit dem eigentlichen Briefdokument verbunden werden.

Um einen Serienbrief zu erstellen, müssen Sie nun in der Kontaktliste alle Adressen auswählen an die der Brief gerichtet werden soll. Es gibt selbstverständlich andere Wege um Kontakte einfacher und schneller auszuwählen wie z.B. die Verwendung von Sortierungen und Filter, lesen Sie hierzu das Tutorial Wie organisiere ich meine Kontakte .

Klicken Sie nun im Menü auf Serienbrief.



Serienbriefdatei Ihrer Textverarbeitung
Geben Sie hier z.B. das Word-Dokument an, das den Serienbrief darstellt. Dies muss schon das fertige Dokument mit allen Verknüpfungen und Serienbrieffeldern sein. Möchten Sie nur die Textdatei mit den Serienbriefadressen erstellen, deaktivieren Sie diese Option.

Zieldatei für die Serienbriefadressen
Dies ist die Datei, die erstellt wird und alle Zieladressen des Serienbriefs enthält. Diese Datei müssen Sie in Ihrer Textverarbeitung als Datenquelle angeben.


Zeichensatz
Je nach Textverarbeitung werden die Umlaute der zu erzeugenden Adressdatei evtl. falsch Interpretiert. In diesem Fall ändern Sie einfach diese Einstellung. Klicken Sie nun auf Serienbrief erstellen.



Kunden ohne Kontaktwunsch
In den Kontakten können Sie eingeben, ob ein Kunde evtl. keinen Kontaktwunsch mehr wünscht. Dieser Wunsch kann hier berücksichtigt werden.

Kontaktverlauf
Geben Sie hier an, ob Sie einen Eintrag im Kontaktverlauf des Kunden wünschen.

Ausgewählte Kontakte
Kontrollliste mit allen Adressen und Ansprechpartner. Alle markierten Einträge sind die, die im Serienbrief aufgenommen werden. Sie können die Auswahl hier auf Wunsch noch einmal mit Hilfe der rechten Maustaste in der Liste überarbeiten.

Serienbriefdatei erstellen
Klicken Sie auf Serienbriefdatei erstellen um die Kontaktdaten nun zu exportieren. Danach können Sie in Ihrer Textverarbeitung die Adressdatei mit Ihrem Wordserienbrief verbinden.


Wie lauten die Felder für den Serienbrief?

Am besten Sie erstellen zunächst die Serienbriefdatei und lassen dabei die Option Serienbriefdatei Ihrer Textverarbeitung deaktiviert. Dann haben Sie schon mal eine Adressdatei mit Kontakten die Sie in Ihrer Textverarbeitung verwenden können. Erstellen Sie jetzt den Serienbrief z.B. in Microsoft Word und verbinden ihn mit dieser gerade erstellten Datei. Dann erhalten Sie alle Felder im Microsoft Word angezeigt. Wenn Sie später die Serienbriefdatei wieder erneut aber diesmal mit anderen Kontakten erstellen lassen, müssen Sie das Briefdokument nicht nochmal verbinden, da sich Word die Verlinkung zu Ihrer Adressdatei merkt solange der Dateiname gleich bleibt.







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