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Mehrbenutzerumgebung




Hinweis


Octagon Contact ist bereits mehrbenutzerfähig ohne dass Sie etwas dazu einstellen müssen. Das folgende Kapitel zeigt Ihnen, wie Sie im Octagon die Benutzerprofile so einstellen können, dass bestimmte Benutzer nur auf bestimmte Elemente zugreifen können.


Octagon Contact in einer Mehrbenutzerumgebung



In einer Mehrbenutzerumgebung ist es wichtig, nicht nur z.B. die eigenen Termine zu sehen, sondern auch die Termine von Kollegen. Oder man möchte für andere Kollegen Termine anlegen. Dazu muss für jedes Element, z.B. ein Termin oder ein Kontakt, ein Eigentümer festgehalten werden. Octagon speichert für jedes Element den Benutzernamen der dieses Element angelegt hat. Damit ist z.B. der Termin oder Kontakt einer Person zugeordnet. Durch farbliche Kennzeichnung kann man deutlich erkennen, wem die Elemente gehören.

Dies ist dann besonders sinnvoll, wenn man z.B. Termine von mehreren Mitarbeitern sieht.

Octagon orientiert sich immer an den Windows-Benutzernamen. D.h. Sie arbeiten im Octagon immer mit dem gleichen Benutzernamen, mit dem Sie sich auch an das Windows-System angemeldet haben.
Die Zugriffsrechte werden in Benutzerprofilen gespeichert. Um diese Profile nutzen zu können, müssen sie erst aktiviert werden. Mehr dazu im folgenden Kapitel.


WICHTIG


Auch wenn die Benutzerprofile noch nicht aktiviert wurden, wird bereits der Windows-Benutzername als Eigentümer in den von ihm angelegten Elementen gespeichert. Es ist somit möglich, dass Sie mit einer Datenbank arbeiten und später die Profile aktiveren und dann nicht mehr alle Elemente sehen, weil die Daten unter anderen Benutzernamen importiert oder angelegt wurden.

Benutzereinstellungen und Zugriffsrechte



Um die Benutzerprofile und Zugriffsrechte einstellen zu können, klicken Sie im Hauptfenster links in Ihrem Netzwerk auf Dienste & Einstellungen . Rufen Sie dort die Netzwerkprofile auf.


Legen Sie hier alle Benutzer an, die mit dieser Datenbank arbeiten dürfen. Sie können Zugriffsrechte auf zwei Arten vergeben.



Benutzergruppen


Erstellen Sie unter Gruppen dieses Netzwerks Benutzergruppen und weisen sie ihnen Zugriffsrechte zu. Ordnen Sie anschließend den Benutzern diese Gruppen zu. Das hat den Vorteil, dass Sie nur noch die Rechte einer Gruppe ändern müssen und diese sich gleich auf alle Benutzer der Gruppe auswirken.

Rechte direkt beim Benutzer


Soll ein Benutzer bestimmte zusätzliche Rechte haben, können Sie ihm auch zusätzliche individuelle Rechte vergeben.

Die Benutzergruppen und individuellen Rechte können auch miteinander kombiniert werden.


WICHTIG


Nach dem Sie die Benutzerrechte eingestellt haben, kann der Benutzer unter Umständen noch keine Elemente sehen. Der Benutzer muss erst noch auswählen von welchen anderen Benutzern er die Elemente sehen möchte. Mehr dazu unter Sichtbare Benutzer auswählen .


Benutzerprofile aktivieren


Sämtliche Einstellungen der Benutzerprofile werden direkt im Netzwerk gespeichert und gelten deshalb auch nur innerhalb des Netzwerks. Wenn Sie mehrere Netzwerke geöffnet haben, können bzw. müssen Sie für jedes Netzwerk die Einstellungen separat vornehmen.

Um die Benutzerprofile und Zugriffsrechte nutzen zu können, müssen zuerst die Benutzerprofile aktiviert werden. Rufen Sie dazu im Netzwerk die Einstellungen auf und klicken Sie dann auf Netzwerkprofile. Aktivieren Sie die Einstellung Steuerung für Benutzerprofile in diesem Netzwerk aktivieren.

Öffnet ein neuer Benutzer eine Datenbank, wird er automatisch mit einer neuen Farbe registriert. Es wird immer der Windows-Benutzername verwendet. Sie können nachträglich Benutzer anlegen oder löschen. Außerdem können die Farben neu zugeordnet werden. Gleichzeitig können Sie auch festlegen, welcher Benutzer die Objekte anderer Benutzer sehen und bearbeiten darf.


Die Netzwerkfunktionen können zu jedem beliebigen Zeitpunkt aktiviert oder deaktiviert werden.

WICHTIG


Nach dem Aktivieren der Benutzerprofile ist ein öffnen der Datenbank nur noch mit Passwort möglich. Achten Sie darauf, dass Sie mindestens einen Systemadministrator mit Passwort angelegt haben und sich nicht selbst aussperren. Ohne Passwort ist der Zugriff auf die Datenbank nicht mehr möglich. Erstellen Sie vorher eine Datensicherung.


Elemente einem anderen Benutzer zuordnen


Elemente können auch einem anderen Benutzer zugeordnet werden. Dies kann jedoch nur vom Eigentümer durchgeführt werden und bezieht sich nur auf dieses Element und nicht auf untergeordnete Elemente.

Klicken Sie auf dieses Symbol um den Eigentümer zu ändern.


Sichtbare Benutzer auswählen


Im Netzwerk können nicht nur die eigenen Elemente gesehen und bearbeitet werden, sondern auch die anderer Personen. Um die Liste der Personen zu ändern, deren Elemente Sie sehen möchten, klicken Sie im Netzwerk auf Einstellungen/Sichtbare Benutzer .

Wählen Sie hier alle Benutzer aus, deren Objekte Sie sehen möchten.

Diese Einstellungen gelten nur für den angemeldeten Benutzer. Die anderen Benutzer haben Ihre eigenen Einstellungen.



Geeignete Server


Die Datenbank kann grundsätzlich auf jeden Server kopiert und dort von den Workstations aus geöffnet werden. Auf dem Server ist keine Installation oder Einrichtung eines Dienstes oder einer Software erforderlich. Als Server kann auch ein einfacher Windows-Rechner eingesetzt werden. Es wird kein spezielles Serverbetriebssystem vorausgesetzt. Achten Sie jedoch darauf, dass der Server über eine ausreichende Anzahl an Client-Lizenzen verfügt.

WICHTIG


Die meisten NAS-Laufwerke sind nicht für den gemeinsamen Zugriff auf eine einzige Datenbankdatei geeignet. Daher sollte für den Betrieb auf einem NAS-Laufwerk auf jeden Fall auf das NAS-kompatible Datenformat verwendet werden. Das Format geben Sie beim Erstellen eines neuen Netzwerks an.

Andernfalls ist mit Datenverlust zu rechnen.






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